Eşti şefă, trebuie să faci o şedinţă cu subalternii tăi dar nu te prea pricepi s-o organizezi. Nu uita, o întâlnire este o investiţie de timp şi rezultatele ei nu trebuie să întârzie.
Principalele ingrediente ale unei întâlniri sunt obiectivele, agenda de evenimente, participanţii şi evident, şeful. De aceea, dacă vei administra superficial unul dintre aceste elemente, vei avea o agendă a evenimentelor tip şezătoare, fără obiective clare şi detaliate, persoane prezente care încurcă locul degeaba sau lideri informali, cu siguranţă semnele ineficienţei nu vor întârzia să apară.
Greşeli de evitat
Fereşte-te de greşeli precum o agendă incompletă, lipsa de informaţii care să releve scopul, locul, ora, subiectele discutate la şedinţă şi timpul alocat discuţiilor sau de lipsa materialelor de documentare.
Ţine cont de faptul că participanţii trebuie să aducă plus valoare discuţiilor, alege-i pe considerente pur obiective, cu mare atenţie la numărulor lor care de asemenea nu trebuie să fie prea mare, evitând astfel discuţiile gen sezătoare. În funcţie de nevoile şedinţei, alege numărul de participanţi şi ai grijă să-i faci pe toţi să se simtă utili la acea întâlnire.
Cea mai mare greşeală de care trebuie să fugi este confuzia între întâlnirea de tip afiliere şi cea tip şedinţă de lucru. Într-o şedinţă de lucru se ştie clar că afilierea e parte componentă dar nu un obiectiv al ei, de aceea devierea subiectelor nu este permisă. Atenţie mare că uneori, partenerii întâlnirii folosesc acest prilej pentru a vorbi şi despre aspectele emoţionale ale vieţii lor profesionale.
Ce e de făcut
Dacă vrei să organizezi o întâlnire eficientă, trebuie să parcurgi câţiva paşi. În primul rând trebuie să stabileşti obiectivul şedinţei, care sunt aşteptările, cine sunt invitaţii, rolul lor, stabilirea agendei clare, care este timpul maxim alocat şi ce puncte trebuiesc atinse pentru a valorifica întalnirea.
Şedinţele bune sunt cele care durează până la 45 de minute. Dacă subiectul cere mai mult timp, dă pauze oamenilor, asta le va face bine. Se spune că puterea de concentrare a omului pe un singur subiect este de maximum 50 de minute, astfel că intervalele mai lungi de timp duc la oboseală şi la mutarea atenţiei către alte lucruri.
Este important ca periodic să verifici dacă participanţii înţeleg subiectul şi în ce măsură sunt implicaţi aceştia în dezbaterea problemelor. Pentru a valorifica la maximum întâlnirea este indicat să începi cu cel mai important lucru din punctul de vedere al consecinţelor pe care le produce.
La ordonarea subiectelor se poate aplica regula piramidei inversate, ordonarea lor făcându-se în sensul descrescător al importanţei. Un alt aspect esenţial este ancorarea participanţilor. Audienţa potrivită face şedinţa eficientă sau nu, aşa că mare atenţie pe cine chemi la întâlnire
Mania întâlnirilor lungi şi dese
La un moment dat exista o glumă care circula printre şefi: „Când eşti singur şi te plictiseşti fă o şedinţă”. Depinde mult însă cum definim acest sindrom, dacă ne gândim la numărul de şedinţe organizate, e adevărat că poate exista uneori în organizaţii o tendinţă de a se face prea multe întâlniri, dar acestă nu este întotdeauna un lucru rău. Pot fi şedinte de brainstorming, care să aducă multă valoare pentru organizaţie.
Singura regulă pe care ar trebui s-o aplici este cea a bunului simţ şi asta ar putea fi tradusă simplu: nu pierde vremea ta şi a celor din jurul tău cu lucruri inutile, planifică, gândeşte şi actionează ţinând cont că fiecare om din echipă trebuie să-şi facă treaba bine şi că timpul este limitat.
Nu uita un lucru, timpul înseamnă bani!
Foto: NorthFoto